Buku alamat bersama
Buku alamat bersama
Buku alamat bersama adalah alat kolaboratif. Prinsip dan keuntungan dari alat semacam itu adalah untuk dapat berbagi informasi yang dipegang oleh setiap anggota perusahaan. Kontak dibagikan dan banyak proses dioptimalkan.
Mengapa berbagi buku alamat Anda?
Staf Anda diharuskan untuk secara teratur menghubungi pelanggan dan pemasok perusahaan Anda dan informasi ini disimpan dalam buku alamat pribadi Anda?
- Nama, alamat email, nomor telepon, Anda dapat memilih informasi apa yang ingin Anda bagikan dan apa yang ingin Anda jaga kerahasiaannya.
Bagaimana cara kerja buku alamat bersama?
Jika Anda menggunakan alat kolaboratif seperti eGroupWare atau Open Xchange, setiap pengguna harus masuk untuk mengakses buku alamat bersama. Sebagai wirausahawan, Anda dapat mengelola akun pengguna, memberikan akses berbagai opsi tergantung pada profil yang berbeda (opsi hanya baca / menambah atau menghapus kontak).
- Di rumah, setiap pengguna memiliki entri dengan buku alamatnya sendiri, dapat diakses oleh semua, ia dapat mengubah dan menambahnya. Sebagai administrator, Anda dapat menambah atau menghapus entri dalam buku alamat bersama.
- Untuk menghemat waktu dalam membuat buku alamat bersama, dimungkinkan untuk mengimpor buku alamat yang sudah ada.
- Beberapa buku alamat dikaitkan dengan sistem olahpesan dan ini akan membawa lebih banyak efektivitas ke sistem.
Kendala kompatibilitas
Jika beberapa rekan Anda menggunakan perangkat lunak klien email yang berbeda (Thunderbird, Outlook ... dll), berbagi buku kontak Anda mungkin menyusahkan.
Bagikan buku alamat di Outlook
- Buat folder baru "kontak bersama" di folder publik Anda di Outlook
- Klik kanan folder "kontak bersama" / Properti / "Izin Akses", pilih orang yang ingin Anda bagikan buku alamat Anda / Terapkan
- Salin buku alamat pribadi Anda ke folder publik / kontak bersama
- Masukkan alamat yang ingin Anda bagikan folder "kontak bersama".
- Ubah hak akses ke folder "kontak bersama"
- Klik kanan pada kontak bersama / Properti /
- "Buku Alamat Outlook" / Centang opsi "Tampilkan folder ini sebagai buku alamat email / Terapkan
- "Otorisasi untuk Mengakses / Pilihan level untuk pengguna yang berbeda / Melamar
- Dengan metode berbagi ini akan terlihat hanya kontak di folder Kontak Bersama.
Berbagi buku alamat dengan perangkat lunak kolaboratif
Groupware atau perangkat lunak kolaboratif memungkinkan karyawan Anda, bahkan dari jarak jauh, untuk bekerja pada aplikasi yang sama dari komputer mereka sendiri melalui koneksi internet.
Beberapa solusi "groupware" tersedia di pasar:
- GroupWare
- OpenGroupware
- Server Buka Xchange
- QSMS
- TelmatWeb
- Zimbra
Solusi groupware ini melampaui fungsionalitas buku alamat bersama. Perangkat lunak kolaboratif memungkinkan Anda untuk mengelola kontak Anda, tetapi juga janji, proyek, tim ... dll